わび状、始末書 文例

（この記事は、2010-11-19のブログより引用しています）


ビジネスの世界では、企業や団体、個人問わず様々な不始末や事件起こっています。
そんなとき、注目されるのは、事件発生後の謝り方とその後の対応方法です。

事件発生後の発言とその後の対応の悪さが原因で、事件の深刻さをを何倍かに
膨らませている場合があります。
一方、逆に、適切な対応で、「さすが」と世間に好印象をアピールしている場合があります。

さて、そんな、大きなニュースとは異なりますが、
我々中小企業やサラリーマンにとっても、クレームやミスと行った事件はつきもの。
それらをどんな風に乗り越えるのかは重要な問題でしょう。


そんな問題のひとつ、わび状や始末書の書き方を考えてみましょう。

始末書は社内のルールとして提出を義務付けていたり、規定の様式を準備しているような
会社もありますが、目的は、不始末や事件の状況と原因を報告し、わびると共に、
再発の防止を宣誓するための文書です。

わび状は、広く社内社外に対する謝罪の意味の文書を言いますが、
ビジネスの世界で言うわび状は、始末書と基本的に同じものと考えて良いでしょう。

※　なお、良く似た言葉である
※　→「顛末書」についてはこちらを参照してください

わび状や始末書の基本構成

１）宛先
誰に対する文書なのか、宛先を大切です
社名や部署名、氏名等、誤記等しないように特に注意しましょう

２）文書名、タイトル
タイトルは、相手から指示があったらそのタイトルに従いましょう
特に文書名の指定がない場合や自主的に書類を提出する場合には、
状況と文書内容に応じた対応が必要です

「文書名、タイトルには、発信者の気持ちが出ている」と考えても良いでしょう。

（例）
○○に関するお詫び
○○に関するお詫びと再発防止策の報告

例えば、相手が、謝罪を求めているにも関わらず、
「○○に対する報告書」では、謝罪の意味が含まれておらずNGです
また、対策や再発防止策も求めているにも関わらず、謝罪だけでもNGです


３）あいさつ文
社内文書であればあいさつ文は不要の場合も多いでしょう。
社外文書の場合は、簡単に短く日頃のお礼を述べることが一般でしょう。
（但し、状況によっては入れない方が良い場合もあり）

（例）
拝啓　日頃は平素は格別のお引き立てにあずかり、ありがとうございます。　

また、あいさつ文の後、早めに、まず最初のお詫びの言葉を入れることが大切です。


４）不祥事や問題の事実の記述
事実・・・いつ、どこで、誰が、何を、どのように
結果・・・どんな不都合を招いたか

固有名詞や時間や数字など正確に記述すること
不祥事や問題の事実を正確に把握していることをしっかり述べます

（悪い例）
今回のことでご迷惑をお掛けし申し訳ございませんでした

今回のことが何なのか、何に対して謝っているのかわからない


５）原因とお詫び
問題状況の原因と、その原因を招いたお詫び
（何についてわびているのか明確にすること）

（例）
今回の事件は、当社の担当者の作業ミスと監督者のチェックミスによるもので、
誠に申し訳ございませんでした。

（原因の書きようがないような場合の書き方）
このような不始末は、常識を逸脱した行動であり、誠に申しわけなく、
お詫びの申しようもございません。


６）今後の対策と行動
現在発生している問題をどうするのか、再発防止策はどうするのかを明言します。

具体的な対策については、結びの謝罪の文書の後に、箇条書きにする方法もあります。

例

今後はこのような不始末を二度とくり返すことがないよう、以下の対策を徹底するとともに、
社員一同心を引き締めて、専心努力していく覚悟でございます。
どうかお許しのほどお願い申しあげます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　記
対策１　・・・　
対策２　・・・
対策３　・・・　


○○します（未来形）ばかりではなく、
いついつ○○しました（過去完了形）と対策の事実をいくつかでも書けると良いと思います。

また、未来形であっても、いついつ○○します（明確な期限付き）にすると説得力があがります

ここできちんとした対策を行うことがアピールになります


７）結び
再度のお詫びと、あいさつ

注意
「どうぞ、ご理解ください」とか、「何卒、事情察して下さい」の表現は、
こちらにもいくらかの言い分があり、相手を説得する必要があるときに使うものです。
謝罪が目的の文書では、相手に行動を指示するような表現は控えるべきです。


（注意事項）
いい訳はしない。謝罪の目的が逆効果になります。
容易に反論が出されるようなこと（主観的なこと、相対的なこと）は書かない。
（NGの例）
×幸い大事には至らなかったものの
（相手は大事だと思っているかも知れない）

一方、事実は詳細に記述する。
反論が出ない明らかにことについては強く謝罪すること。

ただし、こちらに非がないことまでは、わびる必要はありません。




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２枚以上の契約書の綴じ方

（この記事は、2012-01-03のブログより引用しています）


契約書を初めて作成する場合、用紙が２枚以上になったときの
綴じ方や契印、割印の押し方などは、迷うものですが、
一度覚えてしまえば簡単なことです。


以下は、契約書などの文書が２枚以上になった場合の
綴じ方に関する説明です。

契約書が２枚以上になる場合、
製本テープなどを使う丁寧な方法もありますが、
一般的には、ホッチキスだけで綴じる方法が行われています。

契約書をホッチキスで綴じる場合（横書きの契約書の場合で説明）
左側の余白を綴じ代としてホッチキス２回で綴じます。

頁をめくって、1枚目と2枚目の間、2枚目と3枚目の間・・・・を
契約書の当事者（甲、乙）が押印した印鑑を押印していきます。

このように頁と頁の間に押す印鑑のことを契印といいます。


ところで、契約書を２通作成した場合に両者を併せて押す印鑑の
ことを割印といいます。


なお、こちらのページでは、
契約書綴じ方、契印、割印の押方などについて、現物の写真を
付けて説明していますので、参考にしてください。





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報告書の書き方

（この記事は、2010年06月13日のブログより引用しています）


ビジネスの場面で、

様々な「報告書」を作成するケースは多いと思います。

報告書を作成する上では、以下の３点が大切です。

１）事実と意見は混在させない。明確に分けて書くこと

※事実を書くときに、2012年1月10日のように年まで書いた方が
後で分かりやすい。どこにも年の表示がない書類は、後で、
いったいいつの書類なのかが分からなくなる）

２）事実については、
固有名詞や場所や時間等の固有の情報を正確に記すこと
（報告書は記録としての意味もあります）

３）意見については、発見したことと、
その発見を元に自らがどのような感想を持ったのか
（判断）の２段階で表現すると良い


報告書の構成

報告書の構成については
決まった方式があるわけではありませんが、例えば、
以下のような形式を考えるとスッキリするでしょう。

１）事実
固有名詞や固有の事実（場所や時間、数字など）
は正確に記録します。

２）発見
事実を通じて自らが気づいたことを記します。
この時点では、できるだけ客観的に、
例えば、プラス面とマイナス面とを意識して
レポートするのが良いでしょう。

３）判断・意見
事実と発見を通して、
自らがどのように感じたがの意見を述べる部分です。

４）展開
今回の内容を将来に向けどのような意味があるのか、
展開、活用方法等に関する見解を述べます。


※報告の内容によっては、
１）２）のみを報告すれば良いケースと
報告者の意見まで含めて報告すべきケース（３）４））
があると思います。




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原本証明とは。原本証明の書き方

（この記事は、2008年10月17日の井藤行政書士ブログから引用しています）


原本証明とは

登記や行政機関への書類申請の際、議事録などの原本を提出してしまうと
手元に原本がなくなってしまいます。

原本証明とは、そんな際に、写し（コピー）に、
原本と相違ないことを証明する記述を記載し、証明日、住所、記名、押印するものです。


なお、原本証明付の書類を役所に提出する際には、
原本も持参し「確かに原本と相違ないこと」を役所の担当者に確認してもらった後、
原本を返却してもらえますので、
原本も持参することも忘れずにすることが大切です


原本証明の書き方

原本証明の書き方に統一した決まりはありません。
と言われると、たまに原本証明をする人にとっては、
原本証明の書き方で迷ってしまいます。

基本パターンとしては以下の感じでしょうか。

この○○（書類の名前：（例）株主総会議事録）の写しは、
原本と相違ないことを証明します。
平成20年10月17日（申請書類の申請日に合わせる）
住所○○（他に申請する書類の住所と正確に一致させる）
○○○○（正式な社名）
代表取締役　○○○○（役職と氏名）　　　　印

※原本証明文例（PDFファイル）はこちらから確認してください



書類が２枚以上に渡る場合は、ホッチキスで綴じ、綴じ目に契印を押します

原本証明は最終頁の余白に行います


※書類の綴じ方、印鑑の押し方はこちらのページでも詳しく説明しています



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将来、独立、起業したい人の為の第一歩

(2009-12-25 のブログからの引用です）


将来、独立、起業したいと考える人の第一歩は

「本当に自分は何がしたいのか」の"目標を明確にして行くこと"

だと思います。

"目標を明確にすること"ではなく

"目標を明確にして行くこと"　がミソです。


"目標を明確にすること"は簡単ではありません。
それができれば、半分成功したのと同じ、
後は実行あるのみだからです。

従って、まず、大切なのは、
"目標を明確にして行こう"と意識して、その作業に入ることです。

目標を明確にしていく為の作業は、

１）自分自身の分析　と
２）自分以外の分析　　　に大きく分かれます

つまり、「自分はいったい何がしたいのか」と

そのことは、「世間で認められることなのか」

結果、「自分はいったい何がしたいのか」


"分析"と言うと、
ひたすら考えることを想像される方もいるかも知れませんが、
考えるだけではなく、実際に身体を動かし、
見て、経験して、
自分の考えが正しいかどうかをチェックすることも大切です。


そして、もうひとつ大切なこと

上記の分析で、ある程度、自分自身納得できた目標は、
部分的にも実際に実行してみること。

このように、仮の目標を実行しながら、
さらなる分析を進めることが大切だと思います。



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「経営、販売方針等に特徴がなく一貫性に欠ける」

「倒産しそうな企業の見分け方」を反面教師として利用する

日本商工会議所発行の冊子「倒産の防止のために」では、
「倒産しそうな企業の見分け方」と題して、社長、経営者面と
財務面から見た「危ない企業の兆候」が、列記されています。

その中で、社長、経営者面について、日本商工会議所発行の冊子で
掲載されている各項目について、独自の視点から考察してみたいと
思います。


「経営、販売方針等に特徴がなく一貫性に欠ける」

このタイトルには２つの要素を含んでいると思います。

すなわち、

１）経営、販売方針等に特徴がないこと または、

２）経営、販売方針等一貫性がないこと です。


１）経営、販売方針等に特徴がないこと

自社の強み（あるいは強みとすべきこと）を自覚しておらず、
自社が自立する方向性を見出していない会社と言うことができます。

かっては、業界横並びで、あるいは、親会社に従うのみでも、
事業が成り立ったことがあったかもしれません。

しかし、現在では、多くの企業に、自ら考え、
自立することが求められています。


２）経営、販売方針等一貫性がないこと

社長の方針がコロコロ変わる社長は信用されません。

一方で、状況によってコロコロ変わるのは当たり前で、
むしろ臨機応変に変わるのが良い社長だと言うこともあります。

どちらが正解でしょうか？

方針変更の理由が筋が通ったものであれば問題ないでしょう。

問題なのは、訳が分からない状態で、
方針がコロコロ変わることです。

さらに問題なのは、
方針が変わっていることに対する社長の自覚がない場合です。

「話が違う」と周りが思うような場合は最悪です。

「嘘を付く人」と言うレッテルが貼られます。

このようなレッテルを貼られた人は、
周りからの信頼が全くありませんので、
その会社の将来は大変不安です。



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「規模の割に営業所が多い」

「倒産しそうな企業の見分け方」を反面教師として利用する

日本商工会議所発行の冊子「倒産の防止のために」では、
「倒産しそうな企業の見分け方」と題して、社長、経営者面と
財務面から見た「危ない企業の兆候」が、列記されています。

その中で、社長、経営者面について、日本商工会議所発行の冊子で
掲載されている各項目について、独自の視点から考察してみたいと
思います。



「規模の割に営業所が多い」に関して考えてみることにします。

営業所の数に限らず、
企業が成長して行く為には先行投資が必要でしょう。

先行投資を完全に抑えてばかりいたら、
成長する会社はなくなってしまうかもしれません。

その中で、「営業所の数」は、外部から見ても、
その会社の戦略が、大変分かりやすい指標かも知れません。

本社集中型なのか地区分散型なのかあるいは代理店型なのか等、
事業により特色があるので、一概に「営業所の数」だけで、
どうのこうの判断できるものではありません。

しかし、業況が芳しくないと、
「どうも営業所が機能していないのではないか？」
とのマイナス面が見えて来るものです。

他社との市場争い（陣取り合戦）の為に、
無理して、営業所を開設しても、思うように業績が伸びない場合、
倒産のリスクは大きいと言えるかも知れません。




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「大手が進出し先行に不安がある」

「倒産しそうな企業の見分け方」を反面教師として利用する

日本商工会議所発行の冊子「倒産の防止のために」では、
「倒産しそうな企業の見分け方」と題して、社長、経営者面と
財務面から見た「危ない企業の兆候」が、列記されています。

その中で、社長、経営者面について、日本商工会議所発行の冊子で
掲載されている各項目について、独自の視点から考察してみたいと
思います。



「大手が進出し先行に不安がある」に関して
考えてみることにします。

「中小企業が先行したことを大手が真似をして
資本の力で一気に市場を奪われた。」

残念ながら、こうなってしまった会社は、
倒産しそうな会社に入るでしょう。


見た目だけ真似しても上手くはいかない。
そんな、隠れたところに本当の強みがあるものだと思います。
このような本当の強みを持っていない会社は、
一時は良くても、将来に不安のある会社に分類されています。

あるいは、意外に、
自社の強みを自身が理解していない会社もあると思います。

自社の強みを冷静に分析し、
その強みを、何重にも活かす方法を考え、
安易には他社には真似されないような状況を
作り出すことが大切です。


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「新製品を出したが売れ行きに不安がある」

「倒産しそうな企業の見分け方」を反面教師として利用する

日本商工会議所発行の冊子「倒産の防止のために」では、
「倒産しそうな企業の見分け方」と題して、社長、経営者面と
財務面から見た「危ない企業の兆候」が、列記されています。

その中で、社長、経営者面について、日本商工会議所発行の冊子で
掲載されている各項目について、独自の視点から考察してみたいと
思います。


「新製品を出したが売れ行きに不安がある」
に関して考えてみることにします。

「新製品を出したが売れ行きに不安がある」は、
新製品投入に関する投資の金額が、
売り上げに対して過大となる不安のことです。

鳴り物入りで、多額の投資金額を投入した場合ほど
リスクも大きくなります。

当初は、慎重に投資していたが、売り上げが好調であった為、
一挙に増産を掛けたことが多大の損失を招く結果となってしまった
場合もあります。


また、上述のような急性の大事件ではなく、
「従来通り、事業を行っているのだが、売上げはジリ貧状態。

「新製品を出してもぱっとしない。」
ような慢性型の不安な会社もあります。

このような会社は過去の成功体験から脱皮することができなかった
会社と言えるかも知れません。





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「最近急に取引銀行を変えた」

「倒産しそうな企業の見分け方」を反面教師として利用する

日本商工会議所発行の冊子「倒産の防止のために」では、
「倒産しそうな企業の見分け方」と題して、社長、経営者面と
財務面から見た「危ない企業の兆候」が、列記されています。

その中で、社長、経営者面について、日本商工会議所発行の冊子で
掲載されている各項目について、独自の視点から考察してみたいと
思います。



まず、経営者の方が気をつけなければならないこと。

「急に取引銀行を変える」と、世間では「倒産しそうな会社」
と思われる恐れがあることです。
変な誤解を招くことがないように注意しましょう。

では、なぜ、「急に取引銀行を変える」と「危ない会社」と
思われてしまうことがあるのでしょうか？

日本の場合、取引銀行と言えば、
多くは、借入先の銀行のことを連想します。

中小企業の多くの設備資金や運転資金は、
銀行からの資金調達に頼っているのが現状です。

従って、多くの中小企業を間接的に（資金面で）
支配しているのが銀行の役目です。

このような「銀行が急に変わる」と言うことは、
大事件と捉えられるのです。


「銀行が急に変わった」→「原因は何だろうか？」が、
次の疑問です。

納得できる理由があるのであれば、
良いのですが、それでも、「急」は問題です。

計画的に運営ができない会社と思われます。


また、銀行とのトラブルを自慢げに語る社長も
いらっしゃいますが、
一般的には余り評価されるものではありません。

仮にそのトラブルについては銀行に非があるとしても、
そのようなトラブルを招いてしまった原因には
社長自身の経営能力の問題が関係していると
通常は思うからです。





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